Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời
I. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời:
Hiện nay, với nhu cầu ngày càng phát triển của xã hội, các buổi tiệc, sự kiện được diễn ra thường xuyên hơn với nhiều cách thức tổ chức ấn tượng, chuyên nghiệp hơn. Việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng đang là một trong những phương án được nhiều đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn nhất.
Tổ chức sự kiện ngoài trời với không gian thoáng mát, những buổi tiệc nhẹ nhàng hòa vào thiên nhiên sẽ gây được ấn tượng sâu sắc đối với người tham gia sự kiện, tránh việc khách mời bị bó gọn trong không gian chật chội, nhàm chán.
Vậy làm thế nào để tổ chức một sự kiện ngoài trời ấn tượng, đáp ứng mọi tiêu chí và thõa mãn được những kỳ vọng của khách hàng? Đây là một vấn đề đã từng rất nan giải với chúng tôi lúc mới chập chững bước vào nghành event. Nếu bạn cũng đang lo lắng về việc chuẩn bị cho sự kiện ngoài trời của mình, hãy tham khảo một số kinh nghiệm hữu ích được Asia Vina đút kết lại qua bài viết dưới đây nhé.
1. Lựa chọn địa điểm tổ chức:
Địa điểm tổ chức là một yếu tố vô cùng quan trọng góp phần thành công cho sự kiện. Vì thế, bạn cần lưu ý kỹ một số vấn đề sau trước khi quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức cho sự kiện của mình nhé.
– Xác định nội dung chính của sự kiện, dựa vào nội dung và chủ đề để lựa chọn không gian, địa điểm phù hợp nhất.
– Biết được đối tượng khách mời đang hướng đến là ai.
– Xác định được số lượng khách tham gia, diện tích cần sử dụng để đáp ứng đủ số lượng, trách việc lựa chọn địa điểm có sức chứa ít hơn so với số lượng khách mời.
– Địa điểm tổ chức nên thoả mãn về yếu tố di chuyển thuận lợi, an toàn, cần thiết có bãi đỗ xe hoặc giữ xe cho khách.
– Ngoài ra, yếu tố về pháp lý cũng là một vấn đề rất quan trọng. Bạn nên xin giấy phép đối với một số sự kiện ngoài trời tại địa điểm đã lựa chọn trước ngày diễn ra sự kiện.
2. Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị:
Vì sự kiện được tổ chức ngoài trời, nên thường đòi hỏi rất nhiều trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ. Bạn nên xác định những thứ cần thiết nhất cho một sự kiện ngoài trời, thông thường sẽ bao gồm những hạng mục như:
– Sân khấu chịu được trọng tải
– Nhà bạt che mưa, nắng
– Cổng chào, giàn sân khấu và rào chắn,…
– Backdrop kích thước lớn được in tên buổi lễ, ngày giờ, đơn vị tổ chức hỗ trợ,…
– Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng công suất lớn
– Một số phụ kiện trang trí khác như: poster, bảng biển, thảm đi, ô dù,…
3. Thời tiết:
Vì sự kiện được tổ chức ngoài trời nên vấn đề thời tiết vô cùng quan trọng và cần được xem xét kỹ càng.
Đối với một số sự kiện có quy mô lớn và quan trọng không nên tổ chức vào mùa mưa. Nếu trong trường hợp bất khả kháng do tính chất của sự kiện thì bạn nên xem kỹ dự báo thời tiết để chọn ngày phù hợp. Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị ô và áo mưa,.. để hạn chế tối đa những hiện tượng xấu của thời tiết đối với khách mời tham gia sự kiện.
4. Vệ sinh và an ninh:
Với những sự kiện được tổ chức ngoài trời (đặc biệt là những sự kiện về văn hóa ẩm thực), doanh nghiệp nên thuê ngoài các đơn vị hỗ trợ vệ sinh để đảm bảo mỹ quan cho buổi lễ. Dù chỉ là chi tiết rất nhỏ nhưng điều này sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm ấn tượng” với quan khách tham dự.
Ngoài ra, vấn đề về an ninh trật tự cũng cần được đảm bảo tối đa. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời hay trong nhà thì cũng đều có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Do đó, các bạn nên thuê đội an ninh hay bảo vệ để giữ gìn trật tự cho sự kiện. Và đây cũng chính là một cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn nữa.
II. Những sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời:
Thật ra, việc lựa chọn địa điểm tổ chức tùy thuộc vào sở thích, ý tưởng và mục đích tổ chức của từng sự kiện. Việc lựa chọn nơi tổ chức không có bất kỳ một nguyên tắc nào, cũng không có một loại hình sự kiện nào bắt buộc. Thông thường, người ta sử dụng hình thức tổ chức ngoài trời đối với các sự kiện sau:
– Sự kiện âm nhạc, biểu diễn văn nghệ
– Các sự kiện mang tính văn hóa, thể thao, du lịch cộng đồng.
– Các buổi lễ tất niên, khánh thành, khai trương, động thổ,..
Trên đây là chút kinh nghiệm mà Asia Vina muốn chia sẻ đến các bạn qua việc đúc kết sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện. Nếu vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp, hãy liên hệ cho chúng tôi qua số điện thoại 0938 709 679 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé.
